Zašto je upravljanje promjenama jedna od ključnih kompetencija današnjice

Promjena je konstanta u mnogim dijelovima naših života. Tehnologija, procesi, ljudi, ideje i metode često se mijenjaju svuda oko nas, utječući na način na koji izvršavamo svakodnevne zadatke i živimo svoj život. Sposobnost upravljanja promjenama postala je poslovna disciplina te ključna vještina kako voditelja i menadžera tako i zaposlenika u organizaciji.

Što u promjeni ima za mene (What’s In It For Me)

Jednostavna definicija promjene je da je to čin ili proces kroz koji nešto postaje drugačije. Ideja upravljanja promjenama na osobnoj razini proučava se već više od stotinu godina. No tek se od sredine 1980-ih upravljanje promjenama istražuje na poslovnoj razini.

U upravljanju promjenom ključno je stvoriti i provoditi strategiju koja definira pristup koji je u usklađen s potrebama organizacije. Ta strategija služi kao okvir, pruža smjer, oblikuje i olakšava donošenje odluka tijekom cijelog procesa promjena.

Da bi promjena bila uspješna, ljudi moraju željeti podržati promjenu i sudjelovati u njoj. Jednostavno osvještavanje neće stvoriti želju za promjenom. Pokazati svima što u promjeni ima za njih stvorit će izvrsno polazište i pomoći u stvaranju podrške. Početak procesa promjene vrlo je važan i ukazuje uključenim stranama kako će promjena poboljšati njihovo okruženje i pokrenut postupak u dobrom smjeru.

Da bi odgovorili na pitanje “Što tu ima za mene?” oni koji upravljaju promjenom trebaju stvoriti energiju i angažman vezan za tu promjenu. To pokreće zamah i ulijeva podršku na svim razinama organizacije.

Čimbenici koji utječu na “What’s In It For Me” su:

• Priroda promjene
• Organizacijski kontekst za promjenu
• Osobna situacija zaposlenika
• Ono što motivira osobu kao pojedinca

Razumijevanje promjene

Uzroci promjena obično se mogu podijeliti u dvije kategorije – na vanjske i unutarnje.

Nijedna organizacija nije otok i vanjske sile uvijek utječu na njezino postojanje. Pojedinci i organizacije mogu imati vrlo malo mogućnosti utjecaja na vanjske čimbenike kao što su politika, kultura, ekonomija, društvene promjene ili tehnologija. Važno je razumjeti da je promjena rezultat vanjskog čimbenika, prihvatiti je i zatim modificirati sve interne procese ili elemente na koje utječe vanjski utjecaj.

Unutarnji čimbenici vrlo su brojni, jer gotovo svaka situacija ili događaj mogu utjecati na promjene unutar organizacije. Neki od najutjecajnijih čimbenika su zaposlenici, poslovne politike, organizacijska struktura, menadžment i financije. S unutarnjim uzrocima promjena imamo najviše mogućnosti kontrolirati te pripremiti ishode takvih događaja. Prednosti toga su brojne, možemo se dobro pripremiti kroz na primjer obuku, komunikaciju i podršku. Te aktivnosti će pomoći ublažiti sve negativne ishode koji se mogu dogoditi kao rezultat promjene.

Uobičajene reakcije na promjene

• Poricanje: ako je promjena najavljena i planirana, neki ljudi mogu smatrati da takva promjena nije potrebna. Iz tog razloga možda neće htjeti saslušati bilo kakve činjenice ili informacije koje su predstavljene u znak podrške promjeni.
• Otpor: U bilo kojoj promjeni će uvijek biti ljudi koji će se odupirati. Otpor je vrlo čest i proizlazi iz straha od nepoznatog. Neznanje kako će se promjena razvijati može biti zastrašujući događaj za one koji kroz promjenu trebaju proći.
• Ljutnja: kada se dogodi promjena i zaustavi postojeće stanje, ljudi mogu izražavati bijes. Mogu ometati i postati nesuradljivi. Ljudska bića vole naviku, a kad im se navika promijeni, obično se ljute.
• Ravnodušnost: Ljudima jednostavno nije stalo ili promjena možda neće utjecati na njihovu rutinu ili posao. Treba pripaziti na ovaj aspekt jer ako je pojedinac zbog promjene ravnodušan, tada je možda neće razumjeti ili prihvatiti.
• Prihvaćanje: Pozitivne promjene se obično najbolje razvijaju i/ili imaju pozitivan utjecaj na one koji su najviše uključeni. Čak i s pozitivnim promjenama prihvaćanje se možda neće dogoditi odmah, ali se može dogoditi brže, za razliku od onoga kad se promjena smatra negativnom.

Alati koji pomažu u procesu promjene

Priprema za promjenu vrlo je važna jer s pripremom dolazi i veća šansa za uspjeh u promjeni. Neki od alata mogu pomoći i olakšati proces promjena i pružiti najbolje šanse za uspjeh:

• Komunikacija: Komunikacijski kanali trebaju biti konstantno otvoreni – prije, za vrijeme i nakon promjene, jer će možda biti potrebne i promjene tijekom realizacije. To će pomoći u svim nepredviđenim događajima koji se dogode tijekom promjene. Također će nam pomoći naučiti pripremiti se kako bi neke buduće promjene bile još lakše.
• Edukacija: educirati sve strane o razlozima promjene i o očekivanim ishodima. Ljudi žele znati zašto se promjena događa. To također pomaže i može razjasniti sve glasine koje se možda šire.
• Obuka: Pobrinuti se da su sve strane obučene i da su u toku sa svim potrebnim materijalima za promjenu. Vrlo važan korak ako promjena uključuje dodavanje ili uklanjanje bilo kojeg relevantnog aspekta u poslu.
• Fleksibilnost: Iako se promjene planiraju, sve moguće situacije koje će se dogoditi ipak nije moguće predvidjeti. Trebamo biti fleksibilni i spremni za izmjenu ili ažuriranje trenutnog plana i uzeti u obzir sve nepredviđene događaje.
• Sudionici na koje promjena utječe: Posebno je važno da pojedinci koji su uključeni u promjenu sudjeluju u procesu promjene. Mogli bi dublje shvatiti promjenu i doživjeti je sa stanovišta stručnjaka.

Ovi alati mogu pomoću u nošenju s negativnim reakcijama, a što više vremena uložimo u pripremu promjena bi trebala proći lakše.

Kako pridobiti ljude na svoju stranu

Da bi se održao učinak promjene, važno je da svi koji su uključeni u proces znaju koji se rezultati postižu. Kontinuirana povratna informacija potrebna je od zaposlenika na svim razinama. Može biti u pisanom obliku, u online anketi ili pak korištenjem elektroničke pošte.

Vođenje upravljanja promjenama uključuje usklađivanje ljudi s problemima ili potrebama organizacije, omogućujući im da vide da svi rade zajedno na važnom cilju.

Da rezimiramo…

Promjene su stalne i uvijek će se događati, a razumijevanje komponenti promjena na pojedinačnoj razini može nam pomoći da je povežemo s organizacijskom razinom. Promjenu je važno razumjeti, jer ona utječe na mnoge aspekte organizacije. Njen učinak na pojedinca od velike je važnosti jer će utjecati na sve razine organizacije.

Organizacijske promjene mogu stvoriti strah i nesigurnost pa je važno razumjeti te utjecaje. Što možemo očekivati kad se promjene dogode, kako se pripremiti i reagirati na njih kad se dogode – na ova i mnoga druga pitanja odgovore daje e-learning modul Upravljanje promjenama iz “Ciklusa vještina zaposlenika 21. stoljeća“.

Ovaj modul nudi alate za jednostavnije provođenje promjena i njihovo bolje i lakše prihvaćanje. Također pomaže u razumijevanju promjena te prikazuje načine na koje se može upravljati svojim reakcijama na promjene.

Više informacija kao i pregled online edukacija možete pronaći na www.avus.hr, a ukoliko imate pitanja, komentara ili trebate dodatne informacije slobodno nas kontaktirajte OVDJE.