Kako učinkovito upravljati vremenom?

Upravljanje vremenom ključ je na putu ostvarivanja postavljenih ciljeva. Bez dobrog upravljanja vremenom možemo se naći u situaciji da obavljamo nevažne poslove koji nas ne vode ispunjenju naših ciljeva. Vrijeme je dragocjeni resurs i njime moramo naučiti mudro upravljati. Takvim upravljanjem lakše i uz manje stresa možemo postići svoje ciljeve.

Kvalitetnije upravljanje vremenom može nam pomoći povećati produktivnost, a poboljšavajući svoju produktivnost lakše ćemo dostići svoje ciljeve.

To iziskuje istraživanje i isprobavanje različitih strategija kako bismo utvrdili koje se najbolje uklapaju s radnim aktivnostima i navikama. Jednom kada utvrdimo koji su resursi i strategije za nas učinkoviti, važno je stalno ih primjenjivati i ponavljati. Nema razloga da mijenjamo svoju rutinu nakon što utvrdimo da radi u našu korist. S vremenom će to ponavljanje povećati našu produktivnost i pomoći nam da napredujemo.

Planiranje vremena

Karakteristika mudrog planiranja vremena je biti kontinuirano produktivan svaki dan. Mnogi ljudi koriste dnevni plan kako bi se motivirali. Takav plan nam pomaže da se obvežemo i da lakše ostanemo fokusirani na obaveze tog dana. Također, ukoliko su zadatci zapisani veća je vjerojatnost da ih ostvarimo.

U osnovi, planiranje nije ništa drugo nego uzimanje papira i olovke u ruke ili otvaranje neke aplikacije u mobitelu, te zapisivanje zadataka i pridruženih aktivnosti koje trebamo poduzeti tijekom dana kako bismo osigurali da naš cilj bude ostvaren.

Tijekom dana uvijek sa sobom trebamo imati svoj dnevnik produktivnosti (bilo fizički bilo u vidu neke aplikacije), kako ne bismo zalutali u neke sporedne zadatke. Precrtavanje završenih zadataka našem podsvjesnom umu pruža ogromno zadovoljstvo. To nam također pomaže da zadržimo motivaciju za ispunjavanje preostalih aktivnosti na našoj listi.

Pravilo jedne minute – većina ljudi ne voli obavljati male, svakodnevne zadatke. Oni mogu izgledati nevažni, ali s vremenom se nagomilaju što nam onda umanjuje fokus i troši vrijeme. Prema jednominutnom pravilu, ako će naš zadatak trajati samo jednu minutu, trebali bismo ga odmah dovršiti. Radi jedne minute nećemo kasniti u rasporedu, a dugoročno nam može uštedjeti vrijeme.

Pravilo pet minuta – rasporedi pomažu ljudima da se fokusiraju i upravljaju vremenom samo kad su pravilno napisani. Česta greška koju ljudi rade prilikom izrade rasporeda je to što su previše striktni. Nije moguće planirati dan u minutu. Prilikom izrade rasporeda treba se pridržavati pravila od pet minuta tj. da dopustimo najmanje pet minuta između predviđenih zadataka. Ovo je vrijeme izdvojeno na način da možemo dovršiti sitne zadatke koje smo izbjegavali ili zanemarivali. Također pružaju tampon zonu između predviđenih aktivnosti, što nam pomože zadržati raspored u slučaju da neki zadatak traje duže nego što smo očekivali.

Postavljanje prioriteta ciljevima

Za postizanje izazovnih ciljeva potrebno je puno mentalne energije. Umjesto da se „raspršimo“ fokusirajući se na mnogo ciljeva odjednom, potrebno je uložiti mentalni fokus na nekoliko ciljeva. U trenutku je to jedan, najvažniji cilj. Kad odredimo prioritete, odaberemo cilj koji će imati najveći utjecaj na naš posao ili život u odnosu na to koliko će vremena trebati da se postigne. Veliki dio postavljanja ciljeva nije samo prepoznati ono što želimo, već i prepoznati čega se moramo odreći u životu kako bismo ga ostvarili.

Rutinom do maksimalne iskorištenosti vremena

Rutina je niz radnji ili ponašanja koje redovito slijedimo, a koja se izvode na postavljeni način. Mnoge aktivnosti možemo učinkovito pretvoriti u rutinu, a mogu nam koristiti u efikasnijem korištenju vremena. Jednom kad uspostavimo rutinu, možemo je po potrebi mijenjati ukoliko je to bolje za nas.

Ovo su neki od primjera rutina koje mnogo ljudi smatraju korisnim u efikasnijem korištenju vremena:

• Umjesto da tijekom dana neprekidno provjeravamo e-poštu, vijesti i web stranice, izdvojimo jedno ili nekoliko razdoblja (npr. početak dana, podne i kraj radnog vremena). Zatim kreirajmo i slijedimo točan redoslijed naših aktivnosti (npr. prvo pregledamo e-mail, zatim vijesti i na kraju društvene mreže). Na ovaj način možemo kombinirati različite vrste zadataka za maksimalnu učinkovitost.
• Uspostava sustava za održavanje našeg dnevnika osobne produktivnosti. To može biti desetak minuta ujutro za samo ažuriranje popisa, desetak minuta u podne za pregled onog što je učinjeno i desetak minuta na kraju dana kako bismo napravili procjenu dana i stvorili početnu listu za sutra.
• Ujutro je dobro izvršavati zadatke organizirano, rutinski. Večer prije možemo pripremiti obrok koji ćemo ponijeti na posao, izvaditi odjeću koju ćemo obući i sl.

Da rezimiramo…

Postoji priča o upravljanju vremenom koja koristi staklenu posudu, kamenje, šljunak, pijesak i vodu za ilustraciju kako planirati svoj dan. Staklena posuda predstavlja vrijeme koje nam je na raspolaganju svakog dana, a svaki predmet koji uđe u posudu predstavlja aktivnost s prioritetom u odnosu na njegovu veličinu.

• Kamenje – ideja je prvo napuniti staklenu posudu velikim kamenjem. To znači da svakodnevno trebamo planirati svoje najvažnije zadatke koji će nas odvesti do ostvarenja ciljeva. To su često bitni, ali ne i hitni zadatci koji nas vode prema vašim ciljevima.

• Šljunak – prostor između kamenja popunjavamo šljunkom. Šljunak predstavlja zadatke koji su hitni i bitni, ali manje doprinose važnim ciljevima. Bez odgovarajućeg planiranja ti su zadatci često neočekivani, a bez upravljanja vremenom mogu brzo ispuniti naš dan.

• Pijesak – sada dodajemo pijesak kako bismo napunili svoju posudu. Drugim riječima, zakazujemo hitne, ali ne i bitne zadatke, ali tek nakon bitnih zadataka. Ove su aktivnosti obično rutinski ili zadatci održavanja koji ne doprinose izravno našim ciljevima.

• Voda – na kraju, ulijevamo vodu u svoju staklenku. Ovi trivijalni kradljivci vremena nisu ni bitni ni hitni i odvlače nas od rada na aktivnostima visoke važnosti koje vode prema našim ciljevima.

Odlučimo li se za ovaj pristup planiranju našeg dana, vidjet ćemo da kako vrijeme prolazi postižemo više za manje vremena. Umjesto da stvari dovršavamo u stalnoj žurbi kako bismo ispunili rokove, svaki ćemo se dan organizirati i postajati produktivniji i profitabilniji. Primijetit ćemo da i trošimo manje vremena na aktivnosti koje ne donose koristi. S tom vizijom rješavanja prioriteta smanjuje se i razina stresa u našem životu koja nam posredno omogućava da budemo još usredotočeniji i produktivniji.

Više o važnosti učinkovitog upravljanja vremenom i učinkovitog postavljanja ciljeva možete saznati u e-learning modulima Upravljanje vremenom i Postavljanje i obavljanje poslova iz „Ciklusa vještina zaposlenika 21. stoljeća“.

Više informacija, kao i pregled online edukacija možete pronaći na www.avus.hr, a ukoliko imate pitanja, komentare ili trebate dodatne informacije, slobodno nas kontaktirajte OVDJE.